Collectivités territoriales: Maximisez la création de valeur!

Exploiter l’information pour mieux piloter et décider est un enjeu majeur des systèmes d’information des collectivités territoriales.
Ce n’est pas nouveau. Mais face aux transformations numériques multiples et aux changements politiques et sociétaux, les priorités se modifient, les attentes aussi. Il est plus que jamais urgent d’explorer de nouvelles visions et méthodes.

Un arbitrage des projets et des évolutions des SI par la valeur s’impose.

[blockquote type= »1″ position= »left » author= »Journal de l’AMF, 4 janvier 2016″] Entre coupes drastiques des dotations de l’État, progression de la péréquation et faibles compensations, les collectivités vont devoir gérer des budgets locaux encore plus fragilisés[/blockquote]

Il y a bien sûr la baisse des moyens et la nécessité de rationaliser les finances. Indispensable, celle-ci ne doit cependant pas être l’arbre qui cache la forêt. Réduire les coûts n’est pas une finalité en soi. La nécessité est d’allouer les ressources au bon endroit, pas de tailler à la hache dans les services fournis. Ou de repousser trop longtemps des investissements critiques, les efforts de gestion prenant le pas sur l’innovation ou la maîtrise des risques.

Mais que veut dire allouer les ressources au bon endroit ? En premier, là où on pourra satisfaire au mieux les attentes des citoyens envers les services de leurs collectivités. En veillant toutefois à optimiser la productivité et la performance de ces services. Et à en garantir la qualité, en maintenant un haut niveau d’implication, de qualification et de satisfaction des agents territoriaux. Ce n’est en rien irréaliste et les trois axes ne sont pas mutuellement exclusifs, bien au contraire. Les technologies numériques présentent des opportunités en ce sens, reste à équilibrer les investissements pour satisfaire les priorités efficacement.

En effet, avec des ressources financières et humaines réduites, tout n’est pas envisageable au même titre et au même moment.

Il y a forcément des arbitrages à faire à moyens contraints. Certes, moderniser, réorganiser les services, innover même, sont autant d’orientations nécessaires. Mais il faut également faire évoluer un existant, autant organisationnel que technique, et se conformer aux obligations légales.
Il n’y a pas de baguette magique pour aller vite, sauf à vouloir se tromper de direction. L’impératif est d’arbitrer des choix éclairés par les priorités, au regard des missions et des objectifs des collectivités territoriales. Trouver la position d’équilibre entre besoins, enjeux, capacités, risques et contraintes, requiert la concertation des parties prenantes de la décision. En consolidant leurs visions, on pourra mettre les ressources là où les actions et les projets créeront le plus de valeur. C’est-à-dire fourniront le plus de bénéfices pour les parties prenantes en investissant au mieux les ressources, tout en étant alignés aux missions des collectivités territoriales.

Les technologies ne sont que des moyens pour des usages, au service des usagers et des agents.

Accroître les échanges et l’interactivité avec les citoyens avec les procédures en ligne va dans le sens de la création de valeur. Associer les usagers à la définition des services publics qui leur sont destinés via des plateformes consultatives, aussi. Sans oublier de faciliter les demandes d’aides sociales et le suivi desdites aides également. Cela améliorera déjà beaucoup l’attractivité du territoire d’avoir un service aux citoyens de qualité, quel qu’en soit le support. Aussi, l’accessibilité de tous aux services numériques est une réflexion de fond à mener. Car on ne peut tabler sur une population uniformément et également formée à manipuler aisément les outils numériques. Cependant l’incorporation de ces moyens d’accès et d’échanges est indispensable. Car ce sont de véritables leviers de concertation démocratique et de transparence pour répondre aux nombreuses attentes en ce sens.

Pour une meilleure relation avec les usagers, il est aussi primordial d’avoir des agents formés, qualifiés et impliqués. Qu’il s’agisse d’optimiser la gestion des talents, la mise en place et le suivi des formations, ou de proposer des outils collaboratifs, des environnements numériques de qualité, de nombreuses solutions faciles à mettre en œuvre et peu onéreuses, peuvent venir supporter le travail des agents territoriaux. Elles seront sources de productivité et de satisfaction à trois conditions a minima. Les choisir en concertation avec les agents, accompagner leur déploiement et suivre que leurs résultats soient bien alignés aux exigences. En retour, des agents satisfaits sont eux-mêmes les ambassadeurs de l’image de marque de la collectivité. Ainsi, cela attirera aussi les talents et les qualifications nécessaires à la collectivité.

Améliorer la qualité de vie ou valoriser le patrimoine existant : des opportunités aussi du numérique

Les pistes d’actions ou projets, plus ou moins déjà explorées, ne manquent pas. On peut, d’un côté, réduire les déplacements avec les télé-procédures pour les usagers ou des bureaux virtuels pour les agents. De l’autre, les optimiser, en proposant une plate-forme collaborative pour mettre en relation passagers et conducteurs. On peut également favoriser le lien social en mettant en place des bourses d’échange entre citoyens ou des plateformes d’entraide entre administrés, etc. Quant au patrimoine urbain et culturel, on peut en permettre la découverte avec des SIG et de la réalité virtuelle, ou rendre des ressources multi-media accessibles, etc.
Pour faciliter le développement économique et l’attractivité du territoire, on peut aussi proposer, par exemple, des espaces partagés numériques ou des plateformes de services d’aide et d’accompagnement en ligne pour les entrepreneurs (exemple conseil juridique).

Les opportunités ne manquent pas, avec le numérique, de rendre les cités « plus intelligentes », au sens de l’amélioration de la qualité de vie et de l’organisation même des villes, ce qui est le concept de « smart city ».

En outre, les collectivités trouveront également des bénéfices en développant des plateformes collaboratives utiles à leur mission avec d’autres communautés. L’objectif est d’optimiser les efforts en mutualisant divers services applicatifs, ce qui permet de fédérer des ressources et des compétences pas toujours également réparties.

Mais si les opportunités d’optimisation des Systèmes d’Information sont multiples, il ne faut pas se tromper de cibles dans les choix.

Certains s’imposent d’eux-mêmes, incontournables. En premier, la dématérialisation des échanges avec la trésorerie et le contrôle de légalité. Mais s’assurer de maîtriser les dépenses publiques avec des outils comptables et financier n’est pas non plus un second choix. Comme mettre en place l’interactivité avec les citoyens dans les procédures administratives. Ou encore mettre en place de vraies solutions de sécurité pour les systèmes d’information. Une nécessité trop souvent laissée de côté par les collectivités, insuffisamment conscientes du cyber risque et de leur degré d’exposition. D’autant que leurs applications fonctionnent souvent avec des solutions obsolètes ou à risques de failles, faute de mises à jour. De fil en aiguille, on pourrait finir par accumuler les priorités au même niveau. … Et arriver au statu quo, sans savoir arbitrer.

Il faut donc identifier au mieux les priorités et cela passe par insuffler de l’intelligence collective dans le processus décisionnel. En particulier, il va falloir peser les décisions à l’aune de critères objectifs validés avec les parties prenantes et rendre cela transparent. Cette transparence est fondamentale pour deux raisons majeures. La première est d’obtenir l’adhésion, aussi bien en interne qu’en externe, car les collectivités ont à rendre compte de leurs actions. La seconde est qu’il faut pouvoir, à tout moment, mesurer les résultats des décisions et des actions, pour agir en conséquence. C’est-à-dire, s’il le faut, stopper des projets, les retarder, les fusionner, ou réallouer des ressources.

Les choix d’évolution ne doivent pas être figés, mais suivis

Les choix des collectivités locales les engagent souvent sur le moyen et long terme. Pour autant, il est judicieux, dans les projets d’évolution des Systèmes d’Information, de ne pas tenir l’engagement pour définitif. Certains choix sont effectués à un moment donné, avec une vision partielle de tous les paramètres de la décision. Les conditions de la décision, le contexte même des actions peuvent changer, comme l’information peut s’enrichir. Des solutions envisagées comme viables peuvent apparaître, après investigation, plus lourdes de conséquences que de prime abord et moins adaptées aux besoins. Ainsi, l’arbitrage sert à sélectionner les projets et les évolutions à plus fort potentiel de valeur pour le Système d’Information. Mais il ne s’agit que d’un potentiel. Cela ne dispense pas de suivre ensuite la progression vers les bénéfices de ces projets.

Sinon, ce potentiel pourrait se transformer en perte, faute d’avoir consolidé les hypothèses prises et suivi les remontées d’information du terrain. Il faut donc gérer avec flexibilité, en permanence, son portefeuille de projets et d’applications, en traçant les raisons des décisions, les instances qui les ont prises, et leurs effets.

L’ensemble de tout ceci ressort du pilotage par la valeur des Systèmes d’Information. La transformation numérique des collectivités territoriales ne pourra être une réussite qu’en changeant de vision et de méthodes. Pourquoi ne pas commencer en appliquant les méthodes valeurs aux SI, pour être sûr de choisir la bonne transformation ?